Zegen in vermomming? Hoe de grootste live media-evenementen de overstap naar virtueel hebben omarmd

De grote evenementen van dit jaar van The Texas Tribune, The Atlantic en The Wall Street Journal zien er door de pandemie niet hetzelfde uit. Dat is niet allemaal slecht.

Voormalig minister van Buitenlandse Zaken Hillary Clinton, schermt haar ogen af ​​terwijl ze vertrekt met Jeffrey Goldberg, hoofdredacteur van The Atlantic, tijdens The Atlantic Festival, dinsdag 2 oktober 2018, in Washington. (AP Foto/Alex Brandon)

Een van de voor de hand liggende waarschijnlijke slachtoffers van de pandemie voor nieuwsorganisaties waren die kenmerkende live-evenementen, die zowel een verlengstuk van grote journalistieke merken als een populaire bron van inkomsten zijn geworden.

Maar toen ik me aanmeldde bij drie van de grootste - The Texas Tribune's, The Atlantic's en The Wall Street Journal's - ontdekte ik dat het opnieuw samenstellen van de jaarlijkse festivals naar een volledig virtueel formaat verrassend goed is verlopen.

Ja, er zullen wat inkomsten zijn, hoewel de sponsors over het algemeen aan boord blijven. Bovendien zijn er onverwachte kansen ontstaan: de evenementen houden rekening met de schema's van sprekers en deelnemers door segmenten over een langere periode te spreiden en bereiken een veel breder publiek dan degenen die persoonlijk naar Austin of Washington of Lower Manhattan zouden kunnen komen.

Een rode draad is dat hard werken en vindingrijkheid nodig waren om tot een virtuele versie te komen. Ook heeft iets buitengewoons en over het algemeen vrolijks meer aantrekkingskracht dan je zou vermoeden (zoals de huidige politieke conventies laten zien) in deze krappe en zorgwekkende tijden.

De evenementen komen waarschijnlijk weer live in 2021 - maar let op of virtueel een rol blijft spelen (zoals virtueel ook in het kantoorleven voor bedrijven en hoe journalisten werken).

Net toen New York City in maart werd gesloten, werd Leigh Gilmore geposeerd om het Future of Everything-festival van The Wall Street Journal te organiseren, dat in mei zal worden gehouden. Het snelle zoeken naar alternatieven bleek productief te zijn, vertelde ze me. “De toekomst van de franchise zal hybride zijn. … We zullen het virtuele element nooit verwijderen.”

Hier zijn verhalen over hoe elk van de drie mediabedrijven zich heeft aangepast.

Evan Smith, CEO van Texas Tribune, was de eerste persoon met wie ik medio maart sprak over de zakelijke gevolgen van de pandemie. Destijds was het jaarlijkse Texas Tribune Festival, een evenement in september en een generator van zevencijferige inkomsten, een kans. 'We hebben nu geen andere plannen dan het beste festival te hebben', zei Smith.

Eind april had hij besloten om de overstap naar virtueel te maken. 'We beginnen met het plannen van het festival van volgend jaar de dag na het einde van dat jaar', zei Smith. Dit is moeilijk, zei hij tegen zijn staf. 'Er zullen veel wendingen zijn.' Het comprimeren van een proces van 12 maanden in minder dan de helft van die tijd, zei hij, leek op 'het vliegtuig bouwen terwijl het vliegt'.

Een van de belangrijkste beslissingen:

• Plan de actie over een volledige maand in plaats van drie dagen.
• Gezien de kortere aandachtsspanne van Zoom, richt u zich op segmenten van in totaal maximaal twee tot drie uur per dag.
• Verhoog het aantal sprekers - momenteel 250 voor 100 sessies.
• Kantel de inhoud meer naar nationale onderwerpen dan voorheen - ongeveer 40%.
• Mix-indelingen - 'live en opgenomen, gratis en betaald, eenmalig en gearchiveerd om opnieuw te bekijken.'
• De afgelopen jaren hebben geen thema gehad. Deze doet: 'Hoe de pandemie de manier waarop we zullen leven en werken zal veranderen.'

Dat laatste principe geldt zowel voor de Tribune als voor het festival. 'We namen als vanzelfsprekend aan hoe we het deden', zei Smith. 'Het leven hierna zal anders zijn.'

De sponsoring was laag, maar de kosten natuurlijk ook, dus de editie van dit 10 jaar oude grote evenement zal dit jaar winstgevender zijn dan die van 2019. Smith en zijn team besloten vast te houden aan het principe dat alles moet worden bekeurd, in ieder geval door registratie, zo niet door betaling.

Bij de driedaagse festivals was onder meer een benefietbanket voor topsupporters. Een virtuele versie is al gebeurd, zei Smith. Het was een hit en 'we hoefden ze niet te voeren of te drinken.' Blijkt dat het transactie-element van de affaire niet zo belangrijk was; de meeste deelnemers wilden gewoon de missie van de Tribune van beleidszware rapportage ondersteunen.

Wat niet verandert, is dat het festival het hele jaar door een reeks kleinere evenementen verankert, Texas Tribune-journalisten als moderators onder de aandacht brengt en merken laat associëren met de publicatie en het publiek - een zeer aantrekkelijke marketingpropositie.

Het festival begint op 1 september met een opstelling onder leiding van voormalig minister van Buitenlandse Zaken Hillary Clinton, directeur van het National Institute of Allergy and Infectious Diseases Dr. Anthony Fauci, Texas Sen. Ted Cruz, Pulitzer Prize-winnende verslaggever Nikole Hannah-Jones, feministische auteur en activist Gloria Steinem, voormalig National Security Advisor HR McMaster en muzikant Willie Nelson.

De Atlantische Oceaan is al meer dan een decennium productief in de evenementenruimte en biedt maar liefst 150 per jaar met een personeelsbestand van tientallen dat zich toelegt op inhoud en logistiek. De hoeksteen was het Atlantic Festival (voorheen het Washington Ideas Forum) - een bijeenkomst van de A-lijst verspreid over drie of vier dagen in september.

Chief operating officer Aretae Wyler, die toezicht hield op de aanpassing naar virtueel, vertelde me dat de planning van de organisatie eerder grote veranderingen dan kleine veranderingen teweegbracht.

Het meest elementaire was de deuren opengooien voor wat een elite-evenement op uitnodiging was geweest. De editie van dit jaar zal grotendeels gratis zijn, en de marketinghoop is dat een breder nationaal en internationaal publiek een voorproefje krijgt van de brede journalistiek van The Atlantic.

Aangezien evenementen ooit 150 waren en goed waren voor ongeveer 20% van de inkomsten van The Atlantic, zei Wyler: 'De topline (werd bedreigd). We vroegen ons meteen af ​​wat we zouden doen. We moesten snel geld verdienen en innoveren als nooit tevoren.”

Overschakelen naar virtueel, The Atlantic hield de eerste zes weken zes evenementen, zei ze, en 30 sindsdien.

Net als bij The Texas Tribune, was de mogelijkheid om een ​​grotere groep sprekers aan te trekken naar The Atlantic Festival, buiten de zware slagmensen van Washington en New York, duidelijk. De Atlantische Oceaan volgde een enigszins andere route in het tempo van het programma.

Het festival blijft in een krap tijdsbestek van vier dagen. De editie van dit jaar is volledig gratis. De grootste attractie, elke avond een livestream-mashup van 90 minuten, is gratis, zei Wyler, en biedt The Atlantic een kans om een ​​nieuw publiek te bereiken dat het tijdschrift of de digitale site zelden of nooit leest.

Sprekers voor de spotlight-avondsessies en de rest van het programma worden op 25 augustus bekendgemaakt.

Zoals bij alle grote conferenties, zijn er ook technische uitdagingen. Wyler zei dat luidsprekers 'thuiskits' zullen krijgen, tenzij ze liever naar een studio gaan, zodat hun audio en video betrouwbaar zijn. Voor het festivalformaat moet er een mogelijkheid zijn (nu een virtuele mogelijkheid) voor breakout-sessies - speciale discussies gericht op een kleiner publiekssegment. (Het jaar dat ik bijwoonde, omvatte een ochtendvergadering over de toekomst van nieuws.)

Een traditie die het niet overleefde: een openingsdiner in het huis van Atlantic-voorzitter David Bradley voor topsponsors om op een salonachtige avond met een aantal van de sprekers om te gaan.

Wyler trad zeven jaar geleden in dienst bij The Atlantic als algemeen adviseur na een korte carrière bij het advocatenkantoor Williams & Connolly in Washington. Ze ging snel door naar Bradley's stafchef en vervolgens naar Chief Operating Officer.

Het is een overgangstijd voor het bedrijf. Bradley behoudt de topfunctie, maar is nu mede-eigenaar van Laurene Powell Jobs en haar organisatie voor sociale verandering, Emerson Collective. De uitgestrekte evenementenbusiness is teruggebracht, vertelde Wyler me, tot minder evenementen en een kleiner personeelsbestand, maar ongeveer dezelfde inkomsten.

Tegelijkertijd werd The Atlantic Festival, dat in 2009 werd gelanceerd, groter - twee jaar geleden omgedoopt zonder Washington in zijn naam en in 2019 met de uitvoerend voorzitter van Disney, Bob Iger en YouTube-CEO Susan Wojcicki.

De verandering weerspiegelt een concept van The Atlantic en zijn digitale site verbreed tot buiten het middelpunt van de politiek. Voor een breder scala aan onderwerpen, zei Wyler, is het mogelijk geworden om te zeggen: 'Ja, dit is Atlantic-y, (en het evenement wil de live-versie zijn van wat The Atlantic is.'

Voor editie van dit jaar , het bedrijf ingehuurd Don Mischer Productions , wiens kredieten het organiseren van Academy Award-uitzendingen en Super Bowl-halftimeshows omvatten.

Zoek naar meer prestatie-inhoud, zei Wyler, maar het zal moeilijk zijn om het hoogtepunt van vorig jaar te overtreffen - 'Yo-Yo Ma playing 'The Battle Hymn of the Republic'', waarvan de teksten oorspronkelijk werden gepubliceerd in The Atlantic in 1862.

Yo-Yo Ma treedt op voor House Speaker Nancy Pelosi uit Californië, neemt deel aan een vraag- en antwoordsessie met Jeffrey Goldberg, de hoofdredacteur van The Atlantic, als onderdeel van het Atlantic Festival, dinsdag 24 september 2019 in Washington. (AP Foto/Alex Brandon)

Het Future of Everything-festival van The Wall Street Journal bood een iets andere uitdaging. Een live-bijeenkomst in mei zou de derde editie zijn; het was al het ankerevenement van de zakenkrant en de paraplu voor een verticale verzameling verhalen en nieuwsbrieven gedurende het hele jaar, samen met vele kleinere conferenties.

Leigh Gilmore, een ervaren event-stager die bij het bedrijf kwam werken na het eerste Future of Everything-festival in 2018, had zelfs minder doorlooptijd dan haar tegenhangers in Texas Tribune en Atlantic.

'We hadden enorme plannen om het uit te breiden,' zei Gilmore, 'meer ruimte, meer podia, meer pop-ups in de stad. … We zijn in maart begonnen met draaien en hebben onze beslissingen snel genomen.”

Het festival had mainstage-sessies voor maximaal 3.000 deelnemers. Het beste virtuele equivalent, zo besloten Gilmore en haar team, zou zijn: een maandelijkse serie van 'presentaties in tv-afleveringsstijl ... prachtig geproduceerd', die een volledig jaar zouden duren tot mei 2021.

Het formaat zorgt voor onderwerpen die nauw aan het nieuws zijn gekoppeld, voegde ze eraan toe, zoals een op De toekomst van gelijkheid dat liep in juli. 'We moesten meer lenen van de entertainmentindustrie,' zei Gilmore, 'om er zeker van te zijn dat dit een aangename kijkervaring was.'

Die zijn gratis, maar het virtuele festival behoudt alle toegang en premium lidmaatschappen, plus natuurlijk sponsors.

Serendipitair ronddwalen door het live evenement in New York en lichte aanrakingen als 'boodschappentassen gemaakt van weekdierschelpen en legoconstructies' zullen moeten wachten tot nog een jaar, 'wanneer we allemaal zijn ingeënt en weer rondrennen.'

Het festival organisch geëvolueerd van een eenmalige 125e verjaardag in 2014 die een assortiment van bijdragers vroeg om de toekomst te voorspellen. Het commentaar van Taylor Swift ('In de toekomst zullen artiesten platencontracten krijgen omdat ze fans hebben - niet andersom') ging viraal, wat suggereert dat het potentieel heeft om een ​​menigte aan te trekken. In de daaropvolgende jaren volgden een glossy magazine, podcast en nieuwsbrief, daarna het fysieke live-event in 2018.

De franchise dient verschillende doelen voor het tijdschrift. Het is een high-concept techneut, denk aan Elon Musk, maar vertakt zich in een reeks onderwerpen. De gezondheidszorg is bijvoorbeeld een schot in de roos. Bovendien oogst het een jonger publiek dat misschien niet in de traditionele mix van fusies, opkomst en ondergang van bedrijven en conservatieve hoofdartikelen van de krant zit.

Door virtueel te gaan, zei Gilmore, was ze zich ervan bewust dat sessies 'meer dan nog een webinar' moesten zijn, waarvan er een groeiend overschot is. Dat is het deel dat de Journal permanent zal maken zodra livegang weer mogelijk wordt. Aangezien er een limiet is voor het aantal bezoekers op de grootste locaties van het festival, is het doel 'momenten te creëren waarvan enkelen getuige zijn, maar die met velen worden gedeeld.'

Overigens noemt Gilmore, net als de crew van The Atlantic, het festival liever 'een live versie van onze journalistiek' dan een evenement.

Ik stopte mijn enquête bij drie van de grootste evenementen, maar veel andere uitgevers vinden manieren om in dezelfde ruimte te spelen. Nog twee voorbeelden:

The 19th*, een creatie van Emily Ramshaw en Amanda Zamora, alumnae van Texas Tribune en Amanda Zamora, werd door vrouwen voor vrouwen gemaakt, en kwam zo op festivals terecht toen de publicatie begin augustus begon. Sprekers voor de wekenlange “virtuele top” onder wie Hillary Clinton (die hier affiniteit mee lijkt te hebben) en Meghan Markle, die van de lancering had gehoord, stak zijn hand uit en bood aan om het slotpanel te modereren op de 100e verjaardag van het 19e amendement, dat vrouwen het recht gaf om te stemmen.

Bij Gannett, de grootste keten van regionale kranten met meer dan 250 dagbladen, heeft CEO Mike Reed financiële analisten vaak verteld dat hij evenementen ziet als een belangrijk gebied van omzetgroei, terwijl printadvertenties en oplage-inkomsten afnemen.

De criteria voor Gannett-evenementen zijn dat ze op veel markten kunnen worden gerepliceerd, met de nadruk op het bereiken van een publiek dat de journalistiek van de lokale krant misschien niet in gedrukte of digitale vorm leest. De banketten voor sportprijzen op de middelbare school werden virtueel georganiseerd, maar er waren nog steeds optredens van bekende lokale sportfiguren en de gebruikelijke sponsors.

De inkomsten uit evenementen van het bedrijf bedroegen 65% van die van vorig jaar in het tweede kwartaal, vertelde Jason Taylor, de directeur van Gannett die verantwoordelijk is voor evenementen en promoties, me.

Gannett heeft ook een bedrijf gekocht dat lokale wegraces organiseert. Ik was verrast om te horen dat zelfs deze zich in een jaar konden aanpassen, terwijl het voor velen onpraktisch zou kunnen zijn om lid te worden van een live peloton hardlopers.

Een van de grootste is een al lang bestaand aanbod van de Detroit Free Press, een marathon of kortere afstand naar keuze die zowel deelnemers van wereldklasse als sportliefhebbers in het weekend aantrekt.

Dit najaar kiezen deelnemers hun afstand, kiezen wanneer en waar ze het parcours afleggen, sturen vervolgens hun tijden in en leren waar ze aan toe zijn. De deadline is eind oktober, wanneer een gesnoeide community run plaatsvindt. En ja, elke loper krijgt het T-shirt en een deelnamemedaille en een aanpasbaar race-slabbetje.

Rick Edmonds is Poynter's media business analist. Hij is te bereiken op e-mail.

Correctie: het festival van de Atlantische Oceaan heet The Atlantic Festival, niet het Festival of Ideas. Het was voorheen bekend als het Washington Ideas Forum. Het is gratis om bij te wonen.