Hoe journalisten Excel kunnen gebruiken om gegevens voor verhalen te ordenen

Steeds vaker wenden verslaggevers zich tot Microsoft Excel - of vergelijkbare spreadsheetprogramma's zoals Nummers van Apple — om hun rapportage vooruit te helpen. Ze gebruiken spreadsheets om stadsbudgetten, honkbalstatistieken, campagnefinanciering en ziekenhuisgegevens bij te houden.

Als u nog geen spreadsheets gebruikt, is het moeilijk om te weten waar u moet beginnen. In dit stuk zal ik enige begeleiding bieden voor journalisten die Excel willen gebruiken maar er weinig ervaring mee hebben.

Eenvoudige formules

Spreadsheetprogramma's zijn opgezet als tabellen met cellen, gerangschikt in verticale kolommen (elk met een letter) en horizontale rijen (elk met een nummer). Het snijpunt van elke kolom en rij is een cel. Dus kolom A en rij 1 resulteren in cel A1.

Een van de grootste voordelen van een spreadsheet is de mogelijkheid om cellen te combineren om nieuwe gegevens te creëren. Dit doen we door middel van formules.

Laten we zeggen dat cel A1 de waarde 6 heeft en cel B1 de waarde 2. We kunnen op deze cellen rekenen. In cel C1 kunnen we een gelijkteken typen (dit vertelt de cel dat we een formule aan het schrijven zijn), en vervolgens cel A1 selecteren, een plusteken typen en cel B2 selecteren. Druk op Return en je zult zien dat de waarde van cel C1 nu gelijk is aan 8.

Dus dit …

… wordt dit:

Als u de formule in cel C1 wijzigt om '=A1-B1' te lezen...

… de waarde van C1 verandert in 4.

Evenzo, als de formule wordt gewijzigd in '=A1/B1' ...

… de waarde van C1 wordt 3.

En als de formule wordt gewijzigd in “=A1*B1” …

… de waarde van C1 wordt 12.

Als u de waarden van A1 of B1 wijzigt, veranderen de resultaten van de formule in C1 dienovereenkomstig.

In de bovenstaande voorbeelden gaat de spreadsheet ervan uit dat de gegevenstypen in A1 en B1 getallen zijn. Maar soms bevatten cellen andere soorten gegevens.

Gegevenstypen

Cellen kunnen tekst bevatten (ook bekend als strings), percentages, datums, tijdsduur, valuta en meer.

Stel je voor dat we het celtype van A1 en B1 zouden veranderen van 'getal' in 'tekst'. Om te beginnen zou Excel geen wiskunde meer kunnen doen op die cellen. Maar dat betekent niet dat Excel geen formules met die cellen kan uitvoeren. Je zou bijvoorbeeld nog A1 kunnen “toevoegen” aan B1. Je zou dezelfde formule gebruiken als hierboven, maar verander de + in een &. In plaats van '8' zou je dan '62' krijgen. Dat komt omdat Excel nu ' aaneenschakelen ’ de cellen.

Dus dit …

… wordt dit:

Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u telefoonnummers had uitgesplitst op basis van hun samenstellende delen en deze bij elkaar wilde optellen. Mogelijk hebt u een kolom met netnummers, een kolom met uitwisselingen en een kolom met regelnummers, die er als volgt uit kunnen zien:

Het is duidelijk dat we deze getallen niet bij elkaar willen 'optellen'. We willen ze samenvoegen tot één telefoonnummer. En we willen ook nieuwe karakters in deze formule introduceren. We willen ons telefoonnummer opmaken om er als volgt uit te zien:

(202) 543-1001

Om dit te doen, moeten we andere tekst in onze formule invoegen. Om andere tekens toe te voegen, plaatsen we ze tussen aanhalingstekens en zetten we ze af met een ampersand. In cel D1 zouden we bijvoorbeeld schrijven:

=”(“&A1&”) “&B1&”-“C1 zoals hier te zien:

Om die formule in de kolom uit te breiden, kopieert u cel D1 en plakt u deze in de andere cellen. Excel is slim genoeg om A1, B1 en C1 automatisch te wijzigen in A2, B2 en C2 en verder langs de lijn, met als resultaat:

Andere soorten gegevens die Excel kan verwerken, zijn onder meer:

• data
• Duur:
• Percentages
• Valuta's
• Breuken
• Wetenschappelijke notatie

Door in Excel op te geven welk type gegevens een cel bevat, kunt u bepalen hoe de informatie wordt weergegeven en kunt u die informatie op de juiste manier manipuleren. Als u bijvoorbeeld een cel hebt die 25/12/2011 bevat en u geeft Excel opdracht om dat veld als een datum te ontleden, dan kan Excel 25 december 2011 of 25/12/2011 weergeven of hoe u maar wilt.

Evenzo, als u '7' toevoegt aan 25 december 2011, krijgt u het verwachte resultaat van 2 januari 2012. Maar dat gebeurt alleen als u het gegevenstype opgeeft. Om dat te doen, selecteert u de cellen die u wilt specificeren, klikt u op het menu Opmaak en selecteert u 'Cellen'. U kunt niet alleen het veldtype opgeven, maar u kunt ook een indeling voor de velden opgeven.

Kolommen scheiden

Soms heb je een spreadsheet waarin gegevens zijn gecombineerd, maar je wilt deze gescheiden houden. Een veel voorkomende situatie betreft namen.

Stel je een kolom met namen voor die er als volgt uitziet:

Misschien wilt u de namen scheiden in twee kolommen: voornaam en achternaam.

Om dat te doen, selecteert u de kolom, gaat u naar het menu Gegevens en selecteert u 'Tekst naar kolommen'. (De procesmethode kan variëren afhankelijk van uw versie van Excel. Deze instructies zijn voor Excel 2008 voor Mac.) U hebt de mogelijkheid om een ​​vaste breedte (dat wil zeggen een bepaald aantal tekens) of een specifiek scheidingsteken te selecteren, zoals als een spatie, een tab, een komma, een puntkomma of een scheidingsteken naar keuze. In ons voorbeeld selecteren we 'Space' en klikken op 'Voltooien'.

Je komt dan uit op het volgende:

Kopteksten gebruiken

Het bijhouden van al uw kolommen kan een uitdaging zijn. Om jezelf gezond te houden, kun je een koprij maken die elke kolom een ​​titel geeft. Voeg gewoon een nieuwe rij toe bovenaan uw document. U kunt dan elke kolom in die koprij een naam geven.

Als uw spreadsheet echter veel rijen heeft, betekent naar beneden scrollen dat u uw kopregel kwijtraakt. Om dit op te lossen, kunt u uw koprij 'vergrendelen'. De methode is enigszins onintuïtief. U selecteert de rij mooi w de koprij (of rijen) en ga vervolgens naar het menu Venster en selecteer 'Bevries vensters'. (Let op, dit werkt alleen in de 'Normale' weergave.)

Wanneer u nu door uw document bladert, blijft uw kopregel op zijn plaats, zodat u altijd weet waar u naar kijkt:

Dit werkt ook voor kolommen.

Sorteren en filteren

Nu u uw kopregel hebt, kunt u uw gegevens eenvoudig filteren en sorteren.

Als u op een kolom klikt en een van de sorteerknoppen op de werkbalk selecteert, wordt het hele werkblad opnieuw gesorteerd, inclusief uw koprij. Dit is een probleem. Om de gegevens te sorteren maar uw koprij te behouden, gaat u naar het menu Gegevens en selecteert u 'Sorteren'. Daar heb je de mogelijkheid om je sorteervolgorde te selecteren. Onderaan het venster kunt u Excel laten weten dat u een kopregel hebt, die het programma in de eerste rij behoudt.

Een nog eenvoudigere manier vereist een tussenstap. Ga naar het menu Gegevens en selecteer 'Filter' en vervolgens 'Auto filter'. Als u dit doet, worden kleine pijlen aan uw koptekstcellen toegevoegd. Met deze pijlen kunt u de kolom snel sorteren en zelfs filters maken, zoals hier te zien is:

Door bijvoorbeeld 'Aangepast filter' te selecteren, kunnen we kolom C (de achternaam van de voorzitters) filteren om alleen die rijen weer te geven waarin de achternaam de letter 'o' bevat. Nadat u op OK hebt geklikt, ziet u John Adams uit de lijst verdwijnen.

Om hem terug te brengen, klikt u op de koppijlen in die kolom en selecteert u 'Alles weergeven'.

draaitabellen

Nu u enkele van de basismanieren voor het manipuleren en ordenen van uw gegevens onder de knie hebt, gaan we kort in op een van de krachtigste tools in Excel: de draaitabel. Een draaitabel maakt het gemakkelijk om een ​​analyse uit te voeren van de gegevens in de spreadsheet.

Voor deze oefening ga ik een spreadsheet gebruiken met een lijst van bijdragen aan leden van het Congres. Elke bijdrage krijgt een categorie toegewezen. Deze spreadsheet heeft dus twee kolommen: 'Bijdragebedrag' en 'soort bijdrage':

Laten we zeggen dat ik alle bijdragen per categorie wil optellen. Om dit te doen, start ik een draaitabel door naar het menu Gegevens te gaan en 'Pivot table report...' te selecteren.

In het resulterende dialoogvenster wordt u gevraagd om de bron te identificeren van de gegevens die u wilt analyseren. We selecteren 'Microsoft Excel-lijst of -database'. We worden dan gevraagd om het celbereik te identificeren van de gegevens die we willen gebruiken. Standaard wordt de hele spreadsheet gebruikt, maar als u slechts een selectie van de gegevens wilt gebruiken, kunt u het gedeelte van de spreadsheet selecteren dat u wilt gebruiken. We vertrouwen op de standaard.

Vervolgens zal de draaitabelwizard vragen of u de tabel in een nieuw blad wilt. Je kunt ja zeggen. Je krijgt dan een tabel en een zwevend palet dat er als volgt uitziet:

Excel verwacht dat u de koptekstlabels in het zwevende palet naar de juiste positie in de tabel sleept en neerzet.

Nu willen we de bijdragen per categorie optellen. Om dit te doen, slepen we 'type bijdrage' naar het meest linkse deel van de tabel, waar staat 'Laat rijvelden hier neer'. Vervolgens laten we 'bedrag' vallen in het hoofdgedeelte van de tabel, waar staat 'Gegevensitems hier neerzetten'.

De resulterende tabel telt de bedragen automatisch op per categorie. We kunnen bijvoorbeeld zien dat er twee categorieën bijdragen waren, 'erekosten' en 'vergaderkosten'. De totale bedragen voor elk waren respectievelijk $ 69.059.752,99 en $ 8.787.082,93, zoals hier te zien is:

Maar misschien willen we geen totalen. Misschien willen we de gemiddelde bijdragen voor elke categorie zien. Klik eenvoudig op het pictogram 'Veldinstellingen' in het zwevende palet (het is degene met de blauwe 'i') en verander de samenvatting in 'Gemiddeld'.

Nu zul je zien dat de gemiddelde ere-uitgaven $ 11.563,92 waren en de gemiddelde vergaderkosten $ 7.149,78, zoals hier te zien is:

Of we kunnen het aantal bijdragen per categorie tellen. Klik nogmaals op het pictogram 'Veldinstellingen' en selecteer vervolgens 'Tellen'.

Draaitabellen zijn in het begin niet intuïtief, maar als je ze eenmaal onder de knie hebt, worden ze onmisbare hulpmiddelen om de gegevens in je spreadsheet snel te analyseren.

Excel (en andere spreadsheetprogramma's) zijn krachtige hulpmiddelen en een waardevol onderdeel van het digitale arsenaal van een verslaggever. Hoewel deze tutorial zeker niet uitputtend is, zou het je in staat moeten stellen om zonder angst in de volgende spreadsheet te graven die je krijgt.

Dit verhaal maakt deel uit van een Poynter Hackers/Hackers serie met Hoe gaat het? die zich richten op wat journalisten kunnen leren van opkomende trends in technologie en nieuwe technische hulpmiddelen.