De beste tools om je overvolle e-mailinbox te ontstoppen

Computeringenieur Ray Tomlinson stuurde de eerste e-mail in 1971. Marketeer Gary Thuerk stuurde wat mogelijk de eerste massale spam-e-mail was in 1978. Sindsdien zijn het allemaal onzinnige opmerkingen, kwellend heen en weer en typefouten in overvloed. Maar het hoeft niet zo te zijn.

Hier zijn 11 tools, tips en functies om uw e-mailinbox op te schonen.

Gmail: Ik weet uit onze analyses dat meer dan de helft van jullie Gmail als je belangrijkste e-mailclient gebruikt (ik moet hier ook vermelden dat Google financiering verstrekt voor dit project bij Poynter). Gmail heeft een heleboel geweldige functies die velen van ons niet gebruiken.

Heb je ooit een bericht gestuurd en enkele seconden later ontdekt dat je iets verkeerd hebt gespeld? Schakel de functie 'Verzenden ongedaan maken' in door op het tandwiel rechtsboven te klikken, vervolgens op instellingen en schakel vervolgens ongeveer halverwege de pagina 'Verzenden ongedaan maken' in. De mijne is ingesteld op drie seconden en het maakt het verschil.

Abonneren op een paar nieuwsbrieven die u als een visuele cue wilt bestempelen? Of krijg je regelmatig pitches van iemand die je naar de prullenbak wilt sturen? Of misschien wil je een groot, rood label op alle e-mails die je baas stuurt? Open een e-mail, klik op de knop 'meer' bovenaan en selecteer 'berichten zoals deze filteren'. Je kunt labels met verschillende kleuren aanbrengen of ze rechtstreeks naar de prullenbak schieten.

Ten slotte, als je op mij lijkt, vergeet je af en toe contact op te nemen met een bron of collega. Zoek in je inbox naar e-mails die je hebt verzonden en waarop nog geen antwoord is ontvangen deze geweldige tip van Melody Kramer .

Boomerang & Postvak IN Pauze: Heb je een e-mail die je later wilt inplannen? Of misschien heb je een e-mail ontvangen die je voor nu wilt laten verdwijnen, maar die over een dag of twee verschijnt? Gmail- en Outlook-gebruikers kunnen gebruiken Boemerang beide te doen.

Soms is de stortvloed aan e-mails gewoon te veel, vooral tijdens grote projecten en sprints om iets af te maken. Postvak IN Pauze kan daarbij helpen. De tool 'pauzeert' e-mail voor een korte periode en stuurt een 'Ik ben snel terug'-bericht naar iedereen die op dat moment een e-mail naar jouw kant stuurt. Stel filters in om nog steeds belangrijke berichten van bazen of bronnen te ontvangen. Het is als een niet storen-teken voor e-mail.

OnePitch & InMoat: Twee nieuwe tools, beide nog in bèta, beloven de pitches in je inbox nuttiger te maken. OnePitch is momenteel geschikt voor technische verslaggevers en biedt een dagelijkse e-mail op basis van specifieke onderwerpen die belangrijk zijn voor die beat, waardoor gebruikers zo specifiek kunnen worden als 'IPO's over landbouwtechnologie' of 'studies en enquêtes over kunstmatige intelligentie'. Pitches zijn beperkt tot 280 tekens en drie gemakkelijk te lezen opsommingstekens. Journalisten kunnen ook bronnen opvragen. InMoat is vergelijkbaar, maar werkt via Gmail-mappen. Het bevindt zich momenteel in een privé-bèta die zich voornamelijk richt op journalisten die aan lifestyle-gerelateerde beats werken.

calendly: Verminder het heen en weer plannen van vergaderingen met Calendly , een tool waarmee gebruikers kunnen kiezen uit vooraf geselecteerde open tijdvakken in uw agenda. Het kan worden geïntegreerd met de meeste agenda-apps en kan zelfs contactgegevens verzenden, inclusief links naar Google Hangouts of Zoom.

Grammaticaal: Stuur nooit meer een e-mail met een spelfout of typfout met grammaticaal , een krachtige plug-in die veel verder gaat dan de autocorrectiefuncties die je waarschijnlijk al hebt. Ik gebruik de gratis versie, die wijst op de meest voorkomende (en meest gênante) problemen.

Postvak IN van Google: Mijn ervaring met Postvak IN is nog steeds vrij beperkt, maar het lijkt een totale herinterpretatie van e-mail. Inbox markeert e-mails die het belangrijk vindt en ziet eruit en functioneert meer als een takenlijst. Het kan ook e-mails met vergelijkbare onderwerpen of thema's groeperen om inboxen overzichtelijker te maken. Als je Inbox gebruikt, zou ik dat graag doen hoor je mening .

E-mail Schuldenvergevingsdag: Als het erger wordt, wacht dan tot 30 april en ga dan nucleair door het te vieren E-mail Schuldenvergevingsdag .

Digitaal nieuws om te weten

GEEN DEAL: Er zijn zoveel redenen waarom het een verschrikkelijk, afschuwelijk, geen goed, heel slecht idee is om de 'Spotify voor journalistiek' te zijn (twee belangrijkste zorgen: Spotify is nog steeds bloedend geld en de meeste artiesten worden betaald zeer weinig voor hun werk). Het verbaast me niet dat Blendle, een nieuwsdienst die al lang die naam heeft, is moeite om uitgevers aan boord te houden . De Europese 'digitale kiosk' verkoopt artikelen van meerdere uitgevers één voor één, in plaats van een abonnement bij meerdere uitgevers te vereisen. Verschillende grote uitgevers zijn vertrokken en noemen de service 'financieel niet succesvol' en wijzen op de zwakke multimediamogelijkheden.

GA NIET PRO: Als het op Instagramverhalen aankomt, overweeg dan om iets meer 'Blair Witch' en iets minder 'Avatar' te gebruiken. The Guardian creëerde een breed scala aan verhalen - van statische berichten tot snelle video's tot volledig geproduceerde video's met scripts en studio's - en ontdekte dat extra polijsten leidt niet tot voldoende uitbetaling om de bestede tijd en geld te rechtvaardigen. Focus in plaats daarvan op statische afbeeldingen of snelle video-uitleg over nieuwsonderwerpen, waarvan de Guardian ontdekte dat het voltooiingspercentage van 45 procent was.

#SAVEYOURINTERNET: Een wetsvoorstel van de Europese Unie dat enkele van de strengste auteursrechtwetten ter wereld zou hebben opgelegd, was: vorige week weggestemd . Als een gebruiker momenteel auteursrechtelijk beschermde inhoud op een website plaatst, zijn de eigenaren van die website pas wettelijk aansprakelijk zodra ze zich bewust worden van die inhoud (als ik bijvoorbeeld een auteursrechtelijk beschermde filmscène op YouTube zou plaatsen, zou YouTube alleen aansprakelijk zijn als en wanneer de filmstudio een auteursrechtclaim indiende). De wet zou de aansprakelijkheid voor auteursrechtelijk beschermde inhoud meer naar de website hebben verlegd naar de politie. De New York Times noemde het wetsvoorstel 'technologie tegen media, platforms tegen uitgevers'.

OP MIJN RADAR: 'De versmelting van zaken, technologie en ethiek ontwikkelt zich in wezen in een tempo dat ons vermogen als burgers om zinvolle en zorgvuldige gesprekken te voeren over de effecten van onze acties op anderen lijkt te overtreffen.' Ik hapte naar adem door de beknoptheid en relevantie van die zin. Als je je zorgen maakt over hoe snel evoluerende technologie de manier verandert waarop we als samenleving functioneren, begin dan met: deze column van MIT Sloan Management Review . Luister dan naar deze aflevering van Common Sense door Dan Carlin. Laten we dan allemaal wat vriendelijker zijn voor elkaar.

WORDT SOCIAAL: 'Twitter veegt nepaccounts weg als nooit tevoren, waardoor de groei van gebruikers in gevaar komt', deze kop van The Washington Post luidt: . Ik zeg goedendag. Ik ben doxxed en het onderwerp van schaamteloos trollen. En dus juich ik de uitzetting van Twitter van bijna 70 miljoen troll- en bot-accounts in mei en juni toe.

TIPS VOOR JONGEREN: “Omdat ik nooit de intentie had om een ​​bedrijf op te bouwen, maakte ik onderweg bijna elke fout. Gelukkig ben ik jong begonnen en had ik alle tijd om on the job te leren.” Dave Benton, eigenaar van een in Californië gevestigd ontwerpbureau, deelt die fouten en de lessen die hij heeft geleerd onderweg. Een paar van zijn tips zijn ontwerpspecifiek, maar de meeste zijn van toepassing op elke carrière op elk gebied. Een die ik graag een paar jaar jonger ter harte had genomen: maak tijd vrij om mensen te ontmoeten. Er komen zoveel kansen via mensen op wie je indruk hebt gemaakt.

ECHT NIEUWS: Mijn collega, factchecker Daniel Funke, gebruikte een tool genaamd wie is om het imperium van nepnieuwswebsites van de beruchte hoaxer Paul Horner op te sporen. Hij gebruikte het opnieuw toen Horner stierf en zijn websites van het internet begonnen te verdwijnen. We zullen deze tool en nog twee dozijn meer behandelen in onze online trainingssessie op woensdag om 14.00 uur Oosters (had ik al gezegd dat het geen cent kost?)

• Over toffe dingen van Poynter gesproken, de early bird periode voor onze Media Innovation Tour loopt vrijdag af. We reizen naar plaatsen zoals Quartz, The New York Times, The Washington Post en meer om hun nieuwste innovaties te zien en hoe ze bij elkaar zijn gekomen. Bonus: ik help dit jaar het ding te leiden, dus je kunt een week met mij doorbrengen.

Probeer dit! wordt mogelijk gemaakt door Google Nieuws-initiatief . Het wordt ook ondersteund door de Amerikaans persinstituut en de John S. en James L. Knight Foundation .