Telefonisch regelen? 10 ideeën voor een betere telefonische vergadering

(Afbeelding via DepositPhotos)

Hoe kan ik mensen beheren die ik niet kan zien?

Dat is een vraag die ik krijg van een flink aantal managers die werken met externe medewerkers en freelancers en met hen communiceren via Skype, Google Hangouts, e-mail, online chats en, ja, de telefoon.

Uit wat de managers vragen blijkt duidelijk dat het ondanks de innovaties in communicatietechnologie een uitdaging blijft om effectief te communiceren met mensen die op een andere locatie werken.

Ik herinner me de uitdaging nog goed. In mijn eerste baan als bureau bij The Philadelphia Inquirer coördineerde ik de berichtgeving in de krant over New Jersey en leerde ik veel over casinogokken, cranberrymoerassen, giftige afvallocaties van Superfund en corrupte politici. Omdat ik in Philadelphia was en de meeste van mijn medewerkers werkten in bureaus in Trenton en in het zuiden, heb ik ook veel geleerd over telefonisch leidinggeven.

In de jaren daarna (en dat zijn er nogal wat geweest) heb ik bij mijn gebruik van de telefoon vaak groepen mensen bijeengebracht voor telefonische vergaderingen. Sommigen werden geroepen om aankondigingen te doen of informatie te delen. Anderen boden een manier om te brainstormen over ideeën of om benaderingen van een probleem te bespreken. Sommige werden maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks gehouden, zodat leden van mijn gedecentraliseerde staf elkaar konden informeren en samen konden plannen. En sommigen werden geroepen om specifieke, eenmalige problemen op te lossen.

Onlangs hoorde ik van een manager die om tips vroeg voor het faciliteren van een effectieve conference call. Erkennend dat dit een kunst is, geen wetenschap, en dat u uw individuele benadering moet afstemmen op de unieke behoeften en kwaliteiten van uw groep, bied ik deze ideeën aan. Ik hoop dat ze behulpzaam zijn.

1 . Ken de deelnemers. De eerste stap in het voeren van een succesvolle telefonische vergadering vindt plaats lang voordat iemand inbelt. U moet de deelnemers kennen - en zij moeten u kennen. Bezoek uw afgelegen locaties dus zo vaak mogelijk. Gezichten bij de stemmen kunnen plaatsen. (Ik heb vier jaar met twee freelance stringers in Jersey gewerkt en heb ze nooit persoonlijk ontmoet.) Je kunt je bureaupersoneel en freelancers misschien niet elke week of zelfs elke maand bezoeken, dus als je kunt, laat het bezoek tellen - pak werkproblemen aan waardoor u de ander in actie kunt zien.

twee. Een doel stellen. Zelfs als het gesprek elke week wordt gehouden om zaken als de komende zondageditie, de statistieken van uw website of de voortgang van een langetermijnproject te bespreken, moet u voor elk gesprek een duidelijk doel stellen. Als je er alleen voor wilt zorgen dat iedereen weet waar zijn collega's mee bezig zijn, kun je iedereen vertellen iets schriftelijk in te dienen en een vergadering te dumpen. Maar als je het beste verhaal van de week wilt identificeren en ideeën voor de presentatie wilt delen, zorg er dan voor dat iedereen aan de telefoon dat van tevoren weet - en helpt om het te laten gebeuren. Onthoud dat als je me uitnodigt voor een gesprek, ik moet begrijpen waarom ik daar ben en wat er van mij wordt verwacht om bij te dragen aan het succes ervan. Dat begint als ik je doel begrijp. (En wees realistisch. Je kunt geen socialmediastrategie creëren in één gesprek van 60 minuten. Maar je kunt een proces afspreken en taken toewijzen aan degenen die bij het project betrokken zijn. Dat is vooruitgang.)

3. Bereid een agenda voor. En deel het. Stuur vóór het gesprek een e-mail naar de deelnemers met daarin het doel van het gesprek en eventuele specifieke discussiepunten. Door me van tevoren te vertellen wat we gaan bespreken, krijg ik de kans om na te denken over de kwestie en wat ik zou kunnen bijdragen. Als ik introvert ben, heb je me zojuist enorm geholpen. Vermeld in de e-mail ook de namen van degenen die aan de oproep zullen deelnemen. Het zal me helpen om me voor te stellen wie er aan deze virtuele vergadertafel zit.

4. Begin (en eindig) op tijd. Als het moeilijk is om een ​​persoonlijke vergadering te houden wanneer mensen altijd aankomen, is het nog moeilijker wanneer ze een telefonische vergadering binnengaan nadat deze is begonnen. Als de oproep om 14.00 uur moet beginnen, begin dan om 14.00 uur. en follow-up met degenen die chronisch te laat komen. En van uw kant, zorg ervoor dat u het gesprek beëindigt wanneer u zei dat het zou eindigen.

5. Neem een ​​rol. Aan het begin van een oproep wil ik dat de deelnemers aan de oproep hun aanwezigheid aankondigen. Hiermee worden twee dingen bereikt: het helpt de deelnemers zich een beeld te vormen van wie er aan de virtuele vergadertafel zit; en het geeft me de kans om een ​​checklist te maken van wie er aan het bellen is - zodat ik ervoor kan zorgen dat ieders stem wordt gehoord.

6. Stel verwachtingen voor deelname. Doe een beroep op mensen. Met telefonische vergaderingen kunt u, net als bij alle vergaderingen, verschillende berichten verzenden, zoals: 'We hebben de ideeën van iedereen in deze organisatie nodig.' “De luidste stemmen hebben geen voordeel.” “We zullen ieders ideeën met respect behandelen.”

Te veel telefonische vergaderingen, zoals te veel persoonlijke vergaderingen, schenden deze principes, en de organisatie wordt er armer van. Houd als begeleider bij wie er aan het woord is en vraag degenen die stil zijn wat ze denken. Als iemand op het punt staat te praten voor de 26^ezeg dan beleefd: 'Voordat je spreekt, William, waarom horen we niets van Susan?' Vergeet niet, dit is uw telefoongesprek.

En wees voorzichtig met het ontmoedigen van deelname met uw mening - uw woorden hebben veel gewicht. Nogmaals, onthoud dat de vergadering van jou is. U kunt spreken wanneer u wilt. Dus laat anderen eerst gaan.

7. Blijf op koers. Houd je doel en het gesprek in de gaten. Wanneer een discussie die bedoeld is om ideeën aan het licht te brengen voor het verbeteren van deadlines, afdwaalt tot een ruzie over wie wat heeft gedaan op een avond in oktober, heers dan over de zaken. Herhaal het doel en vat de voortgang van de groep tot dusver samen. Laat de discussie dan hervatten.

8. Wees niet bang voor stilte. Het interpreteren van de stilte tijdens een telefonische vergadering is een kunst. Veel begeleiders gaan ervan uit dat stilte betekent dat de discussie is vastgelopen en dat het hun verantwoordelijkheid is om het gesprek op gang te brengen. Maar onthoud de reactie van de goede verslaggever op stilte: laat het hangen. De persoon die wordt geïnterviewd vult het vaak - en brengt het gesprek soms naar een diepere plaats. Of reageer op de stilte door het onderwerp dat ter discussie staat opnieuw te formuleren; stel een vraag die de groep helpt om de kwestie vanuit een ander perspectief te bekijken. Kortom: laat stilte er niet toe leiden dat je een discussie te snel verlaat. Het kan nog steeds goede plekken hebben om naartoe te gaan.

9. Maak afspraken over de volgende stappen. Als u het einde van een gesprek nadert, vat u samen wat de groep heeft bereikt, relateert u dit aan het gestelde doel van de vergadering en stelt u volgende stappen voor. Wat gaat u doen met de output van de vergadering? Wat heb je nodig om de anderen aan de telefoon te doen? Wie meldt zich bij het volgende gesprek? Wanneer zal het zijn? Laat iedereen duidelijk weten waarom het telefoontje een productieve besteding van hun tijd was.

10. Follow-up met e-mail. Sommige managers willen graag dat iemand aan de telefoon gedetailleerde notulen maakt en deze daarna aan de deelnemers uitdeelt. Ik neig meestal naar een kortere follow-up-e-mail waarin ik samenvat wat we hebben bereikt en wat we waren overeengekomen dat de volgende stappen zouden zijn. Maar laat je follow-up leiden door de situatie. Als het je doel was om te brainstormen over ideeën voor de komende verkiezingscampagne en de oproep leverde 57 ideeën op, dan zou een e-mail met alle ideeën de groep laten weten dat ze veel goede ideeën hebben. Als het uw doel was om de voortgang van een doorlopend trainingsprogramma voor personeel te markeren, zou een beknopte paragraaf voldoende kunnen zijn.

Onthoud vooral dat het beheren van personeel via de telefoon op dezelfde basisprincipes berust als persoonlijk beheer. Uw succes zal stijgen en dalen met de kwaliteit van de relaties die u met dat personeel opbouwt. En elke interactie die je met hen hebt - of het nu een-op-een is of in een groep - draagt ​​bij aan de kwaliteit van die relaties.

Bel weg. (Grapje.)